Privacyverklaring

Fysiotherapie Overschie gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Als zorgaanbieder verwerken wij gevoelige gegevens over je gezondheid. In deze verklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk

Fysiotherapie Overschie Burgemeester de Josselin de Jonglaan 97 3042 ND Rotterdam Telefoon: 010 415 47 40 E-mail: contact@overschiefysio.nl

Praktijkhouder en aanspreekpunt voor privacyvragen: Daan Schutte, fysiotherapeut (BIG-nummer 89931528804).

Welke gegevens wij verwerken

Als je patiënt bent bij ons:

• Naam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres
• Burgerservicenummer (BSN); wij zijn wettelijk verplicht dit vast te leggen en te gebruiken bij het declareren van zorg
• Zorgverzekeraar en polisnummer
• Gegevens over je gezondheid: je klacht, de uitkomsten van het onderzoek, het behandelplan, de voortgang van de behandeling en eventuele verwijsbrieven of rapportages van andere zorgverleners
• Betaal- en factuurgegevens als je zelf betaalt

Als je gebruikmaakt van de EGYM-fitnessruimte:

• Naam, contactgegevens, bankrekeningnummer (voor de incasso) en de gegevens van je deelnemersovereenkomst
• Trainingsgegevens die de EGYM-apparatuur vastlegt (instellingen, krachtwaarden, trainingsfrequentie) om je training te begeleiden
• Gezondheidsgegevens die je bij inschrijving opgeeft, zodat wij veilig met je kunnen trainen

Als je een formulier op onze website invult of ons mailt:

• De gegevens die je zelf invult, zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres en je vraag

Als je online een afspraak maakt:

• De gegevens die je invult in de afsprakenmodule van ons elektronisch patiëntendossier (Flux)

Als je onze website bezoekt:

• Alleen met je toestemming: geanonimiseerde statistieken over je bezoek via Google Analytics. Zie ons cookiebeleid.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken

• Het uitvoeren van de behandelovereenkomst: onderzoek, behandeling, begeleiding en het bijhouden van je medisch dossier (wettelijke plicht op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, WGBO)
• Het declareren van behandelingen bij je zorgverzekeraar of het sturen van een factuur aan jou
• Contact met je opnemen over afspraken, wijzigingen en de voortgang van je behandeling
• Rapporteren aan je huisarts of medisch specialist over je behandeling, tenzij je daar bezwaar tegen maakt
• Op jouw schriftelijke verzoek een verslag maken voor bijvoorbeeld een bedrijfsarts, verzekeraar of letselschadeadvocaat
• Meten van de kwaliteit van onze zorg (patiëntervaringsonderzoek)
• Het beheren van je EGYM-lidmaatschap en het begeleiden van je training
• Het beantwoorden van vragen die je via de website, e-mail, telefoon of WhatsApp stelt
• Het verbeteren van onze website, alleen met je toestemming

Op welke grondslag

• Behandelovereenkomst en wettelijke plicht: voor je medisch dossier, de declaratie en de communicatie rond je behandeling
• Overeenkomst: voor je EGYM-lidmaatschap
• Toestemming: voor het delen van gegevens met derden buiten de directe zorg, voor rapportages op verzoek en voor statistische cookies op de website. Toestemming kun je altijd intrekken
• Gerechtvaardigd belang: voor het beantwoorden van je vragen via de website en voor de beveiliging van onze praktijk en systemen

Wie er toegang heeft tot je dossier

Alleen de fysiotherapeut die je behandelt, een collega die de behandeling waarneemt of met wie intercollegiaal wordt overlegd, en de medewerker die de administratie doet. Iedereen die bij Fysiotherapie Overschie werkt heeft een geheimhoudingsplicht. Stagiaires hebben alleen toegang als jij daarmee akkoord bent.

Wij delen je gegevens niet met anderen zonder jouw toestemming, ook niet na je overlijden, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Met wie wij gegevens delen

Wij werken samen met partijen die gegevens voor ons verwerken. Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin staat dat zij je gegevens alleen voor ons gebruiken en goed beveiligen.

• Flux Healthcare (flux.healthcare): ons elektronisch patiëntendossier en de online afsprakenmodule. Hierin staat je dossier
• Zorgverzekeraars en VECOZO: voor het controleren van je verzekering en het declareren van behandelingen. Wij sturen alleen de gegevens mee die voor de declaratie nodig zijn (behandelcode, datum, BSN)
• EGYM GmbH: leverancier van de trainingsapparatuur en de app in de fitnessruimte; verwerkt je trainingsgegevens
• Netlify, Inc.: host onze website en verwerkt de formulieren die je via de website verstuurt
• Google Ireland Ltd.: alleen als je toestemming geeft voor statistische cookies (Google Analytics 4). Wij hebben IP-anonimisering en een verwerkersovereenkomst met Google, en delen geen gegevens met Google voor advertentiedoeleinden
• Onze boekhouder/accountant: voor de financiële administratie
• Meetbureau voor patiëntervaringen: voor het patiëntervaringsonderzoek dat zorgverzekeraars van ons vragen; je krijgt hiervoor een uitnodiging en kunt die negeren of aangeven dat je geen uitnodiging wilt

Daarnaast delen wij gegevens met je huisarts of specialist (rapportage), met andere zorgverleners als jij daarom vraagt, en met instanties als de wet dat verplicht (bijvoorbeeld de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of politie op basis van een wettelijk bevel).

Gegevens buiten de EU

Ons medisch dossier (Flux) en onze declaraties (VECOZO) worden binnen de Europese Unie verwerkt. Voor de hosting van de website (Netlify) en voor Google Analytics kan verwerking buiten de EU plaatsvinden. Deze partijen zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework of werken met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Er staan geen medische gegevens op de website of in de webstatistieken.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Medisch dossier: 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier, zoals de WGBO voorschrijft, of langer als dat nodig is voor goede zorg
• Financiële administratie (facturen, declaraties): 7 jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft
• EGYM-lidmaatschap: gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 2 jaar; de financiële gegevens 7 jaar
• Formulieren en e-mails via de website: maximaal 1 jaar nadat je vraag is afgehandeld, tenzij de inhoud in je dossier hoort
• Camerabeelden (fitnessruimte): kort, en alleen langer als een incident is vastgelegd
• Webstatistieken (Google Analytics): maximaal 14 maanden

Cameratoezicht

In de fitnessruimte hangt cameratoezicht voor de veiligheid van leden, patiënten en medewerkers, vooral tijdens de uren zonder begeleiding. De beelden worden alleen bekeken als er een incident is en zijn alleen toegankelijk voor de praktijkhouder.

Minderjarigen

Voor kinderen tot 12 jaar beslissen de ouders of voogd over de behandeling en het dossier. Tussen 12 en 16 jaar beslissen kind en ouders samen. Vanaf 16 jaar beslis je zelf. Wij verwerken gegevens van kinderen onder de 16 alleen met toestemming van een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger, behalve waar de WGBO anders bepaalt.

Hoe wij je gegevens beveiligen

• Je dossier staat in een beveiligd, gecertificeerd elektronisch patiëntendossier met tweestapsverificatie
• Iedere medewerker heeft een eigen inlog en ziet alleen wat nodig is voor zijn of haar werk
• Alle medewerkers en stagiaires hebben een geheimhoudingsplicht
• Onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https)
• Behandelingen vinden plaats in afgesloten ruimtes; beeldschermen met patiëntgegevens zijn niet zichtbaar voor anderen
• Papieren documenten, zoals verwijsbrieven, worden in een afgesloten kast bewaard of na verwerking vernietigd

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie van je dossier te krijgen
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of een eigen verklaring aan je dossier toe te laten voegen
• je gegevens te laten verwijderen; voor het medisch dossier geldt dat wij dit alleen mogen doen als de wet dat toestaat, omdat wij een bewaarplicht hebben
• een gegeven toestemming in te trekken
• bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking
• je gegevens over te laten dragen aan een andere zorgverlener
• een verwerking tijdelijk te laten beperken

Stuur je verzoek naar contact@overschiefysio.nl of geef het door aan je fysiotherapeut. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij je gegevens vrijgeven. Je krijgt binnen een maand antwoord. Inzage en een kopie van je dossier zijn gratis.

Vragen of klachten

Heb je een vraag of klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem contact op via contact@overschiefysio.nl of 010 415 47 40. Wij lossen het graag samen met je op.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of onze werkwijze verandert. De actuele versie staat altijd op fysiotherapie-overschie.nl/privacyverklaring. Bovenaan staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.